Esug 2002 Local Organisation

• Page web de la conférence (programme)
• Available Internet Facilities + Configuration Infos
• Planning/emploi du temps
• Usefull notes
• Tasks during the ESUG event

Communication/publicité (L. Baudry)

• Articles/annonces dans des journaux
• Invitation de journalistes
• GEM STIC (Ph. Hasbroucq)
• Ecrans internes à l'école
• "publicité papier" à l'accueil de l'école : garder le porte-mines qui annonce la conférence

Restauration (du mardi 27 matin au vendredi 30 août midi)

• Petit-déjeuners à la MDE jusqu'à 8h30
• 2 Pauses café/thé/boissons fraîches + biscuits à Bourseul (1 matin vers 10h30 et 1 soir vers 16h30)
• Déjeuners à la MDE de 12h50 à 14h10

Hébergement + salle de travail à la MDE

• Grouper les chambres + salle de travail à la MDE dans le même batiment dans la mesure du possible (au moins pour les chambres occupées du vendredi 23/8 au lundi 26/8 inclus)
• Cartes d'accès "passagers" fournies avec les clés des chambres

du vendredi 23 au soir au vendredi 30 août

• Horaires retrait/retour des clés/cartes à puces ?

40 chambres type hôtelière

• avec connexion Internet 24h/24

60 chambres étudiants

• avec connexion Internet 24h/24

1 Salle de travail (salle à Descartes)

• pour 60 personnes environ
• 6 ilots de 10 personnes
  • avec connexion Internet 24h/24
  • avec plusieurs rallonges électriques et multiprises
  • avec tableau blanc, feutres, brosses & ruban adhésif
• la porte de la salle doit pouvoir être verouillée
• clé de la salle
• machine à café + tasses (sans café ni filtres)
• réfrigirateur

Locaux & Equipements à Bourseul

du lundi 26 au vendredi 30 août

Amphis

• connexion Internet
• 3 vidèo-projecteurs (1 par amphi + un de secours)
• 3 rétro-projecteurs (1 par amphi + un de secours)
• 2 micros-cravate (1 par amphi)
• 4 micros HF (2 par amphi)
• 3 pointeurs lasers (1 par amphi + un de secours)
• Des piles pour les micros/pointeurs (pour une semaine d'utilisation)
• feutres et brosses pour tableaux blancs

Petite salle pour les organisateurs

• 1 PC avec imprimante + papier
• de préférence pas très loin des amphis

Salle pour pauses café

• Caféteria

Divers

Transport

• Une grande voiture Armines (break) du lundi 26 août au vendredi 30 août.
• Bus matin (8h30/45), midi (12h30-14h15) et soir (18h15?) entre MDE et Bourseul du mardi 27 août 8h30 au vendredi 30 août 14h00
• Exceptions :
  • pas de retour à Bourseul le vendredi après-midi
  • déplacement (Lille ou Arras) mercredi après-midi (départ vers 14h30 retour vers 22h)

Support

• Support/dépannage réseau durant la semaine (du Samedi 24-30 août)et en particulier le week-end (samedi 24 et dimanche 25)
• dépannage accès cartes à la MDE
• Bus transport MDE <=> Bourseul 2 AR (matin-midi & midi-soir)
• Prises de photos pour la journée du mardi 27 aout

Infos

• configuration accès internet depuis la MDE et les amphis
• Photocopieur à utiliser à Bourseul (petits tirages) ?

Matériel

• quelques tableaux blancs/liège (avec aimants/punaises, feutres et brosses) à mettre dans les couloirs de Bourseul
• Plan de Douai (de l'office de Tourisme?) avec indication des batiments clés (e.g. poste)
• ruban adhésif
• fléchage des salles
• badges (de differentes couleurs)
• tickets repas + ticket social event
• Stand (avec table + chaises) d'enregistrement à l'entrée de Bourseul
• Rallonges électriques/réseau & prises multiples

Cartes à puces

• Cartes passagers fournies par la MDE
• Accès à la MDE 24h/24 de préférence sans code
• restaurant
• Horaires/lieu retrait/retour des clés/cartes à puces ?