






Esug 2002 Local Organisation
Communication/publicité (L. Baudry)
- Articles/annonces dans des journaux
- Invitation de journalistes
- GEM STIC (Ph. Hasbroucq)
- Ecrans internes à l'école
- "publicité papier" à l'accueil de l'école : garder le porte-mines qui annonce la conférence
Restauration (du mardi 27 matin au vendredi 30 août midi)
- Petit-déjeuners à la MDE jusqu'à 8h30
- 2 Pauses café/thé/boissons fraîches + biscuits à Bourseul (1 matin vers 10h30 et 1 soir vers 16h30)
- Déjeuners à la MDE de 12h50 à 14h10
Hébergement + salle de travail à la MDE
- Grouper les chambres + salle de travail à la MDE dans le même batiment dans la mesure du possible (au moins pour les chambres occupées du vendredi 23/8 au lundi 26/8 inclus)
- Cartes d'accès "passagers" fournies avec les clés des chambres
du vendredi 23 au soir au vendredi 30 août
- Horaires retrait/retour des clés/cartes à puces ?
40 chambres type hôtelière
- avec connexion Internet 24h/24
60 chambres étudiants
- avec connexion Internet 24h/24
1 Salle de travail (salle à Descartes)
- pour 60 personnes environ
- 6 ilots de 10 personnes
- avec connexion Internet 24h/24
- avec plusieurs rallonges électriques et multiprises
- avec tableau blanc, feutres, brosses & ruban adhésif
- la porte de la salle doit pouvoir être verouillée
- clé de la salle
- machine à café + tasses (sans café ni filtres)
- réfrigirateur
Locaux & Equipements à Bourseul
du lundi 26 au vendredi 30 août
Amphis
2 amphis (50 places & plus de 100 places : Salle Daunesse) équipés :
- connexion Internet
- 3 vidèo-projecteurs (1 par amphi + un de secours)
- 3 rétro-projecteurs (1 par amphi + un de secours)
- 2 micros-cravate (1 par amphi)
- 4 micros HF (2 par amphi)
- 3 pointeurs lasers (1 par amphi + un de secours)
- Des piles pour les micros/pointeurs (pour une semaine d'utilisation)
- feutres et brosses pour tableaux blancs
Petite salle pour les organisateurs
- 1 PC avec imprimante + papier
- de préférence pas très loin des amphis
Salle pour pauses café
Divers
Transport
- Une grande voiture Armines (break) du lundi 26 août au vendredi 30 août.
- Bus matin (8h30/45), midi (12h30-14h15) et soir (18h15?) entre MDE et Bourseul du mardi 27 août 8h30 au vendredi 30 août 14h00
- Exceptions :
- pas de retour à Bourseul le vendredi après-midi
- déplacement (Lille ou Arras) mercredi après-midi (départ vers 14h30 retour vers 22h)
Support
- Support/dépannage réseau durant la semaine (du Samedi 24-30 août)et en particulier le week-end (samedi 24 et dimanche 25)
- dépannage accès cartes à la MDE
- Bus transport MDE <=> Bourseul 2 AR (matin-midi & midi-soir)
- Prises de photos pour la journée du mardi 27 aout
Infos
- configuration accès internet depuis la MDE et les amphis
- Photocopieur à utiliser à Bourseul (petits tirages) ?
Matériel
- quelques tableaux blancs/liège (avec aimants/punaises, feutres et brosses) à mettre dans les couloirs de Bourseul
- Plan de Douai (de l'office de Tourisme?) avec indication des batiments clés (e.g. poste)
- ruban adhésif
- fléchage des salles
- badges (de differentes couleurs)
- tickets repas + ticket social event
- Stand (avec table + chaises) d'enregistrement à l'entrée de Bourseul
- Rallonges électriques/réseau & prises multiples
Cartes à puces
- Cartes passagers fournies par la MDE
- Accès à la MDE 24h/24 de préférence sans code
- restaurant
- Horaires/lieu retrait/retour des clés/cartes à puces ?